Protocollo d’intesa siglato tra il Ministero per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione, Microsoft Italia e la Regione Friuli Venezia Giulia per la riduzione delle spese di gestione documentale

(23 gen 2009) - Il Ministro per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione, Renato Brunetta, ha annunciato oggi risultati e stato d’avanzamento dei progetti che sono stati al centro dei due Protocolli d’intesa di durata triennale siglati con l’Amministratore Delegato di Microsoft Italia, Pietro Scott Jovane e con il Presidente della Regione Friuli Venezia Giulia, Renzo Tondo, lo scorso 5 agosto 2008, realizzati da Microsoft Italia senza oneri a carico del bilancio dello Stato e aventi come obiettivo lo sviluppo di soluzioni d’eccellenza tecnologiche e organizzative, con particolare riferimento ai temi di dematerializzazione, innovazione didattica, incremento della qualità e riduzione dei costi dei processi della PA.

In merito al tema della dematerializzazione, strategico all’interno dei processi di riforma della gestione dell’attività amministrativa in ambiente digitale, l’intesa ha previsto il coinvolgimento diretto della Regione Friuli Venezia Giulia per la realizzazione di un progetto pilota di ammodernamento della gestione documentale dell’Ufficio della Direzione del Personale della Regione. Il tema della dematerializzazione della documentazione prodotta nell’ambito dell’attività della pubblica amministrazione costituisce una delle linee di azione maggiormente significative ai fini della riduzione della spesa pubblica, in termini sia di risparmi diretti (carta, spazi, ecc.) sia di risparmi indiretti (tempo, efficienza, ecc.).

Il progetto è stato possibile grazie al coinvolgimento della Direzione Sistemi Informativi della Regione, a Microsoft Italia, Insiel, e Teorema Engineering, con il contributo costante del personale dell’Ufficio Archivio e Protocollo. Oltre alla digitalizzazione dei documenti cartacei, il pilota ha previsto la loro ottimizzazione mediante l’uso di tecnologie collaborative e di archiviazione documentale ed ha raggiunto l’obiettivo di risolvere un reale problema di efficienza e di abbattimento costi nell’Ente, tanto che potrà essere utilizzato come best practice e divenire riutilizzabile.

In particolare, è stata valutata una riduzione pari a circa l’80% dei tempi e dei costi rispetto all’attuale prassi pre-pilota, con il risparmio di almeno 80mila pagine l’anno, ed è stato inoltre calcolato un risparmio complessivo nell’ordine del mezzo milione di euro l’anno (fonte: NetConsulting). Dal punto di vista qualitativo, si stima un miglioramento dell’efficacia del Servizio, in considerazione della disponibilità immediata dei documenti, con un maggiore controllo della sicurezza e della tutela della privacy per quanto riguarda i dati sensibili del personale.

Infine, la continuità di adozione di tecnologie già presenti nell’Amministrazione e già parte dei piani strategici e la disponibilità di standard aperti e interoperabili hanno consentito da una parte di capitalizzare gli investimenti realizzati in passato contenendo al massimo i costi di formazione, dall’altra, di prevedere la futura estensione del progetto pilota ad altri uffici della stessa Regione e ad altre Regioni italiane.

La conferenza stampa è stata inoltre occasione per offrire un aggiornamento sullo stato d’avanzamento del progetto pilota volto alla costituzione di una “scuola del futuro” presso l’Istituto Tecnico Commerciale e per il Turismo statale “M. Laporta” di Galatina, in provincia di Lecce, ed alla creazione nel medesimo di un Centro di Eccellenza innovativo che lo renda una buona pratica all’interno del Sistema Scuola. Il progetto è stato concepito da Microsoft in ottica open source per essere ceduto alla comunità degli sviluppatori e degli operatori del mondo della scuola al fine di garantirne sia la libera fruizione e la dinamica evoluzione dello sviluppo della soluzione, sia la sua completa ed estesa applicabilità.

Il progetto pilota, che vedrà il suo completamento il 31 gennaio 2009 in occasione di un evento di presentazione presso l’Istituto di Galatina, si pone l’obiettivo di aumentare l’efficacia delle modalità di apprendimento e di insegnamento mediante l’utilizzo di contenuti e supporti didattici multimediali e di strumenti di collaborazione e comunicazione tra studenti, docenti e genitori, per consentire alla Scuola da una parte un collegamento permanente con lo sviluppo tecnologico della società, dall’altra la creazione di un ambiente virtuale di apprendimento collaborativo condiviso.

E’ stata infine confermata l’attivazione a Roma entro il prossimo mese di febbraio ed in partnership con importanti istituzioni pubbliche di un Centro di Competenza VoIP e Unified Communications, struttura focalizzata alla diffusione dell’utilizzo della tecnologie VoIP e di Comunicazione Integrata in particolare nel settore pubblico; tale Centro di Competenza verrà federato con quello analogo già inaugurato lo scorso giugno presso la sede Microsoft di Segrate, al fine di garantire una copertura ottimale sia del territorio nazionale che dei diversi settori economici, dal pubblico al privato.

I progetti in corso nascono dalla volontà di Microsoft di dare impulso all’innovazione digitale della Pubblica Amministrazione italiana e di contribuire concretamente al superamento del digital divide in un settore strategico come quello della Scuola. Con l’ausilio dei partner e in ottica di piena interoperabilità Microsoft Italia si pone l’obiettivo di aiutare il Paese a migliorare efficienza, efficacia ed economicità dei servizi resi al cittadino dimostrando il ruolo chiave della tecnologia soprattutto nell’attuale contesto economico.